インターネット関連企業に10数年務めていましたが、自分でもおかしいなあと思っていたのはメールでどんどん仕事が進んでいくことでした。
起こったことの事実を関係者で共有し、その対策を協議し、最善策を実行する。
というようなことを延々とメールのやりとりを続けて行くことで不思議となりたつことが多くありました。
そんなメールが飛び交うスタイルでは、メールはツールとしてだけではなく蓄積されていく書類としてもとても重要なものです。
辞めてもなかなかその意識は変わらないのでまずいなあと思っておりますが、メールしたのに電話で重要な回答をしてくるというのには困ることもあります。メールは契約書のような威力を持ってます。わざわざ電話で話したいというのはつまり証拠を残したくないのかなあと思うのです。
さて前置きが長くなってしまいましたが、そのメールで常識だと思ってたことがあまりやられてないのでもったいないなあと感じているのが、メールの署名欄です。
メールの一番下に付ける、簡単なものならば名前などを記載するところですね。企業からのメルマガなどで充実したメールの署名を目にすることもあるのではないでしょうか。
メールをやりとりする相手なんだから全て知っていることは多いはずですが、携帯電話の番号なんだったかな? とか、住所はなんだったかな? と知りたい時に限って名刺がなかなか見つからなかったりするわけです。
そういう相手が必要となりそうな住所、氏名、電話番号、メールアドレスなどの情報はメールの署名欄に入れておいてあげるというは親切ではないでしょうか。
相手が必要とする情報以外でも、ホームページのアドレスとか、ブログのURL、Twitterのアカウント、FacebookのURL、SkypeやLINEのIDなど知っておいてもらえるとお互いに有益なものを伝えるというのもいいことだと思います。
さらにはキャンペーンやセールあるいは新製品などのお知らせまで入れてもいいんじゃないでしょうか。アピールする欄としても使えます。
もちろんなんどもやり取り繰り返しているメールで毎回毎回同じ署名を入れるというのは迷惑でもありますが、メールのソフト(メーラー)にはやりとりの最初のメールだけ署名を付けるという設定ができるものがありますし、必要な時だけ入れるという操作ができるものも多いはずです。
ネットで検索するとメールの署名欄のデザイン例が見つかります。
それらを参考に記号などをおりまぜて自分らしいデザインで設定しておくと受け取った人の印象もいいのでは。
そのデザインだけで感心することもあります。
メールの署名欄にコンタクト情報だけではないものを入れる人もいます。
好きな言葉を入れてたり、コンセプトやメッセージなど自分の思いを伝えたい時にここを活用してもいいのではないでしょうか。
相手に伝わるだけではなく、毎回自分でも目にしてその考えを思い返すことにもなります。
ぜひ素敵なメール署名欄をデザインして使ってみて下さい。